Politique de confidentialité Application Synergy

Coffrages Synergy Formwork (constituée au Québec sous le nom légal 9090-5092 Québec Inc.), ainsi que ses sociétés affiliées, filiales et entités apparentées (collectivement, « Synergy », « nous », « notre » et « nos »), s’engagent à protéger votre vie privée. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») explique pourquoi et comment nous recueillons, utilisons, partageons, stockons, transférons et protégeons (collectivement, le « Traitement », le « Processus » et toute forme conjuguée de ceux-ci) vos renseignements personnels (« Renseignements Personnels »), comme décrit plus en détail dans la section « À propos de la Politique ». La manière dont nous traitons vos Renseignements Personnels peut évoluer au fil du temps, et nous mettrons à jour la présente politique de temps à autre pour refléter toute modification des pratiques, comme expliqué ci-dessous.

L’Application Synergy est une application créée par Synergy qui nous permet en tant qu’employeur d’entrer en contact avec nos employés qui sont les utilisateurs de l’Application. Les utilisateurs à travers l’Application peuvent collaborer, recevoir et partager des renseignements relatifs au travail. L’Application Synergy comprend l’application mobile Synergy que vous pouvez télécharger et installer sur votre téléphone portable (« l’App »), le panneau d’administration accessible via un navigateur web aux gestionnaires autorisés de Synergy qui doivent y avoir accès dans le cadre des fonctions (le « Panneau d’administration »), les connexions à des applications tierces et les API, ainsi que les services connexes (collectivement appelés le « Service » ou nos « Services »).

Les Services sont destinés à être utilisés par Synergy en tant qu’employeur. Nous autorisons votre accès et votre utilisation à l’App en tant qu’utilisateur employé de Synergy.

« Vous », « Votre », « Utilisateur » désigne un utilisateur de l’App, qui est une personne physique, employé de Synergy et qui est autorisé à utiliser l’App.

1. À PROPOS DE LA POLITIQUE

La présente Politique explique pourquoi et comment Synergy traite vos Renseignements Personnels dans le cadre de votre utilisation de l’App, elle peut être consultée en tout temps via notre site web au http://www.coffragessynergy.ca. La Politique décrit également pourquoi et comment nous traitons vos Renseignements Personnels, par exemple lorsque nous traitons vos Renseignements Personnels pour vous fournir votre talon de paie ou vos assignations de travail.

2. QU’EST-CE QU’UN « RENSEIGNEMENT PERSONNEL »

Dans la présente Politique, on entend par « Renseignement Personnel » toute information concernant une personne physique et qui, utilisé seule ou avec d’autres informations, permettent d’identifier une personne. En général, les Renseignements Personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles, telles que votre nom, votre titre, votre adresse professionnelle ou votre numéro de téléphone professionnel.

3. QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS ?

Nous recueillons vos Renseignements Personnels lorsque vous utilisez l’App. Les Renseignements personnels que nous recueillons sont ceux que vous nous avez fournis volontairement dans le cadre de votre contrat de travail.

3.1. Utilisateurs de l’App

Si vous utilisez l’App, il se peut que nous collections les informations personnelles suivantes selon le cas applicable :

• Vos coordonnées qui sont liées à votre dossier employé auprès de nous (par exemple, vos nom, prénom, adresse, courriel et numéro de téléphone, nom d’utilisateur de votre compte, le cas échéant, et toute autre information de contact);
• Votre date de naissance;
• Vos renseignements professionnels par exemple, vos dates de vacances, vos absences au travail, votre horaire de travail et d’autres informations relatives à votre travail au sein de Synergy;
• Vos informations financières, par exemples, votre talon de paie;
• Vos certificats, cours, cartes ou licences nécessaires pour travailler avec nous;
• Le contenu, les communications et les autres informations que vous fournissez lorsque vous utilisez l’App, y compris lorsque vous créez un compte, mettez votre photo de profil dans l’App[1], créez ou partagez du contenu et envoyez des messages ou communiquez avec d’autres personnes utilisant l’App.
• Le contenu, les communications et les autres informations que d’autres personnes fournissent en utilisant l’App. Il peut s’agir d’information vous concernant, par exemple lorsqu’elles partagent ou commentent une photo de vous ou vous envoient un message;
• Toutes les communications avec les autres utilisateurs de l’App;
• Les informations que vous fournissez lorsque vous nous contactez ou sollicitez du support de Synergy relativement au Service (support@coffragessynergy.ca);
• Vos données de géolocalisation. La géolocalisation n’est pas utilisée par défaut sur l’App. L’App vous demande de partager votre géolocalisation seulement lorsque vous utilisez la fonctionnalité Punch. Lorsque l’employé clique sur la fonctionnalité Punch dans l’App, une fenêtre contextuelle s’affichera dans l’App, vous indiquant que, pour utiliser cette fonction, l’App a besoin momentanément d’accéder à vos données de géolocalisation pour confirmer que votre localisation géographique se trouve dans le périmètre défini de votre lieu de travail. Vous pouvez accepter ou refuser que l’App accède à votre géolocalisation, toutefois si vous refusez, la fonctionnalité Punch ne pourra pas identifier si vous êtes à l’intérieur du périmètre défini de votre lieu de travail. Si vous acceptez que l’App accède à votre géolocalisation, l’App accèdera à votre localisation géographique et confirmera si vous vous trouvez dans le périmètre prédéfini de votre lieu de travail ou non. Une fois la confirmation que vous vous trouvez ou non dans le périmètre prédéfini de votre lieu de travail, l’information positive ou négative sera envoyée à votre gestionnaire d’équipe qui s’en servira pour approuver vos heures de travail. En aucun cas votre position géographique exacte n’est partagée avec quiconque, une fois l’information positive ou négative reçue, la donnée géographique utilisée pour confirmer cette information sera détruite sans délai.
• Données collectées automatiquement sur votre ordinateur ou votre appareil mobile, y compris des informations non personnelles telles que votre système d’exploitation, votre historique de navigation sur nos Services, la fréquence à laquelle vous visitez ou utilisez nos Services et les pages que vous visitez et à quel moment.

4. COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous recueillons les Renseignements Personnels qui sont fournis par vous lors du début de votre contrat de travail avec nous ou lorsque vous accédez et utilisez l’App.

Nous recueillons également vos Renseignements personnels auprès de vous lorsque vous communiquez avec nous.

Dans certaines circonstances, nous pouvons également collecter les informations de vos appareils mobiles et/ou ordinateurs (par exemple, système d’exploitation) ces renseignements ne constituent pas des Renseignements personnels.

5. POURQUOI COLLECTONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

5.1. À des fins spécifiques, sérieuses, limitées et nécessaires

Synergy collecte vos Renseignements Personnels pour :

• Dans le cadre de votre relation de travail avec Synergy, pour vous permettre d’accéder à l’App, répondre à vos demandes et requêtes, vous contacter et communiquer avec vous dans le cadre de votre emploi chez Synergy.
• Prévenir la fraude, protéger la sécurité des Services et résoudre tout problème lié aux Services.
• Pour créer votre profil utilisateur.
• Pour que nous puissions communiquer avec vous et vous envoyer des messages via l’App, par message texte, par téléphone ou par courriel. Lorsque nous vous envoyons des notifications poussées sur votre téléphone cellulaire, vous pouvez vous y opposer en modifiant les paramètres de votre téléphone.
• Pour respecter nos obligations légales.

5.2. À des fins secondaires

Synergy peut également regrouper, encrypter et anonymiser les Renseignements Personnels que vous avez fournis afin de créer des données statistiques, ces données statistiques sont encryptées de façon à ce que les personnes ne puissent être identifiées. Synergy peut utiliser les données statistiques dans le but de :

• Examiner les tendances et les intérêts des Utilisateurs, former des algorithmes d’apprentissage automatique ou partager ces statistiques avec les partenaires tiers. Ces données statistiques ne comprennent pas de Renseignements Personnels des Utilisateurs.

6. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Synergy ne loue pas ni ne vend aucun de vos Renseignements Personnels à des tiers et ne les partage pas avec des tiers sans votre consentement, à moins que la loi ne l’exige, que la loi le permette ou que cela soit nécessaire aux fins décrites ci-dessous.

6.1. Avec les employés de Synergy

Synergy partage vos Renseignements Personnels avec toute personne employée de Synergy pour qui il est nécessaire de connaître ces Renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions. Ces renseignements peuvent comprendre les renseignements personnels mentionnés au point 3.1 dans la mesure où ceux-ci sont nécessaires à l’exécution des fonctions de l’employé en question.

6.2. Avec des agents et fournisseurs de services tiers

Synergy peut faire appel à des tiers pour faciliter ses activités et l’aider à rendre disponibles toutes les caractéristiques de l’App, ou pour fournir des services de soutien à la clientèle, comme des fournisseurs de services de téléphonie mobile (SMS), des fournisseurs de plateformes de gestion des relations avec la clientèle, des fournisseurs de services d’hébergement. Dans le cadre de ces activités commerciales, les fournisseurs de services de Synergy peuvent avoir accès à vos Renseignements Personnels pour les utiliser pendant une période limitée dans le cadre de leurs activités commerciales. Lorsque Synergy fait appel à des tiers pour le traitement de tout Renseignement Personnel, Synergy met en œuvre des protections contractuelles et techniques raisonnables afin que ces tiers gardent strictement confidentiels tous les Renseignements Personnels qu’ils traitent. Veuillez noter que ces tiers peuvent être situés ailleurs qu’à votre emplacement, auquel cas Synergy prend les mesures appropriées énoncées ci-dessous dans la section « Où vos renseignements personnels sont-ils stockés et transférés ? »

6.3. Lorsque les lois en vigueur l’exigent

Synergy peut également partager vos Renseignements Personnels si la loi l’exige ou si elle croit de bonne foi qu’une telle action est nécessaire pour notamment : (i) se conformer à la loi ; (ii) se conformer à l’ordonnance d’une autorité judiciaire compétente dans toute juridiction ; (iii) se conformer à une procédure judiciaire signifiée à Synergy; (iv) protéger et défendre les droits ou la propriété intellectuelle de Synergy ; (v) faire respecter ou vérifier votre conformité à toute partie des accords que vous avez conclus avec Synergy, le cas échéant ; (vi) prévenir la fraude ou toute autre activité illégale perpétrée par l’intermédiaire de l’App; ou (vii) agir dans des circonstances urgentes pour protéger la sécurité personnelle des Utilisateurs de l’App ou du public en général.

6.4. Lors d’un transfert d’entreprise

Nous pouvons partager vos Renseignements Personnels sans votre autorisation lorsque nos activités l’exigent (dans le cas d’une fusion, d’une acquisition, d’une faillite ou d’une vente d’actifs, par exemple). Dans le cadre de ce type d’événement, nous pouvons également partager tout ou partie de vos Renseignements Personnels avec le tiers concerné (ou ses conseillers) dans le cadre d’un processus vérifications diligentes.

6.5. À d’autres fins, avec votre consentement

Pour d’autres raisons non précisées ci-dessus, Synergy s’assurera d’obtenir votre consentement avant de partager vos Renseignements Personnels.

7. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Synergy ne conservera vos Renseignements Personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou pour se conformer aux exigences légales, fiscales ou réglementaires applicables. Après cette période, tous les Renseignements Personnels détenus par Synergy seront détruits ou anonymisés. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ? »

8. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

8.1. Avec les mesures de sécurité nécessaires et appropriées.

Nous avons mis en place et maintenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, des politiques et des procédures conçues pour réduire les risques de destruction ou de perte accidentelle, de divulgation ou d’accès non autorisé aux Renseignements Personnels, en fonction de la nature de ces données. Les mesures que nous prenons sont les suivantes:

• Mesures de protection – Les mesures de protection physiques, électroniques et procédurales que nous employons pour protéger vos Renseignements Personnels comprennent des serveurs sécurisés, des pares-feux, des antivirus et le cryptage SSL des données.
• Contrôle des accès – Nous gérons de façon stricte les entrées dans le système et nous limitons l’accès au personnel autorisé sur la base de la nécessité d’avoir accès à vos Renseignements Personnels dans le cadre de leurs fonctions. Nous tenons à jour une liste des personnes ayant une autorisation d’accès à vos Renseignements Personnels, cette liste est révisée minimalement une fois par année. Nous révoquons les accès au personnel autorisé immédiatement après leur cessation d’emploi.
• Politiques internes – Nous maintenons, révisons et mettons à jour régulièrement nos politiques en matière de protection de la vie privée, de sécurité de l’information et de la protection des renseignements personnels.
• Cryptage – Nous cryptons les données en transit à l’aide de protocoles sécurisés TLS/ SSL.

Bien que nous nous efforcions d’utiliser les mesures les plus sécuritaires et appropriées pour protéger vos Renseignements Personnels, nous ne pouvons pas garantir que l’App est à l’abri de dysfonctionnements, d’interceptions ou d’accès illégaux, de tentative de piratage, de cyberattaque ou de tous autres types d’abus ou de mauvais usages.

Étant donné que la sécurité des informations dépend en partie de la sécurité de l’appareil mobile que vous utilisez pour communiquer avec nous et de la sécurité que vous utilisez pour protéger vos identifiants et vos mots de passe, veillez à prendre les mesures appropriées pour protéger ces informations.

Si vous pensez qu’un compte non autorisé a été créé à partir de votre nom, ou qu’un accès non autorisé a été fait à votre compte, veuillez nous aviser le plus rapidement possible en nous avisant comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ? »

9. VIE PRIVÉE DES MINEURS

Synergy ne cible pas les mineurs et, plus précisément, Synergy n’obtient pas intentionnellement de Renseignements Personnels de la part de mineurs. Toutefois, si Synergy venait a avoir des utilisateurs mineurs, Synergy s’assurera d’obtenir le consentement des parents ou des tuteurs conformément aux lois et règlements en vigueur.

10. OÙ VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS STOCKÉS ET TRANSFÉRÉS ?

Synergy s’engage à protéger vos Renseignements Personnels. Synergy peut détenir vos Renseignements Personnels dans des endroits autres que votre province, territoire, état ou pays de résidence (ci-après « Ailleurs »). Synergy peut également utiliser les services de sous-traitants, de fournisseurs de nuages de stockage, de consultants ou de tout autre sous-traitant (ci-après collectivement appelés les « Sous-traitants ») pour traiter ou partager vos Renseignements Personnels avec des tiers situés Ailleurs. Dans ce cas, Synergy s’assurera que vos Renseignements Personnels sont transférés vers des pays qui sont soumis à des lois encadrant la protection des renseignements personnels et que vos Renseignements Personnels sont adéquatement protégés par des moyens techniques, organisationnels, contractuels ou autres moyens légaux appropriés. Lorsque nos Sous-traitants ont accès à vos Renseignements Personnels, Synergy s’assure que ces Sous-traitants respectent les normes les plus élevées en matière de protection de la vie privée et de cybersécurité, par exemple en ayant un certificat de sécurité comme ISO 27001, SOC 2, etc. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur ces mesures de sécurité, veuillez contacter Brix comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ? »

11. QUELS SONT VOS DROITS?

11.1. Accès et correction de vos Renseignements Personnels

Il est important que les Renseignements Personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous tenir informés de toute modification concernant vos Renseignements Personnels. En vertu de la loi, vous avez le droit de demander l’accès aux Renseignements Personnels que Synergy détient à votre sujet et d’en demander la correction, en cas d’erreur, le cas échéant.

Si vous souhaitez revoir, vérifier, corriger ou retirer votre consentement à l’utilisation de vos Renseignements Personnels, vous pouvez envoyer nous envoyer un courriel pour demander l’accès ou la correction de tout Renseignement Personnel vous concernant. À cet effet nous vous référons à la section « Comment nous contacter ?»

Synergy peut vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et votre droit d’accès, et pour vous fournir les Renseignements Personnels que nous détenons à votre sujet ou pour apporter les modifications que vous nous demandez. Les lois en vigueur peuvent nous permettre ou nous obliger à refuser de vous donner accès à tout ou partie des Renseignements Personnels que nous détenons à votre sujet. Il est également possible que nous ayons détruit, effacé ou anonymisé vos Renseignements Personnels conformément à nos obligations légales et pratiques en matière de conservation des dossiers. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos Renseignements Personnels, nous vous en informerons, sous réserve des restrictions légales ou réglementaires.

11.2. RETRAIT DU CONSENTEMENT

Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l’utilisation et au transfert de vos Renseignement Personnels, vous avez légalement le droit de retirer votre consentement. Pour retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et au transfert de vos Renseignements Personnels, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ? ». Veuillez noter que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyez pas en mesure d’utiliser l’App.

12. COMMENT DÉPOSER UNE PLAINTE?

Toute personne souhaitant déposer une plainte concernant, la présente Politique ou concernant la protection de vos Renseignements Personnels, doit le faire en écrivant aux coordonnées indiquées dans la section « Comment nous contacter ? »

Vous devez nous fournir votre nom, vos coordonnées, votre numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de votre plainte, en donnant suffisamment de détails pour permettre à Synergy d’évaluer la plainte. Si la plainte n’est pas suffisamment précise, Synergy peut demander toute information supplémentaire qu’elle juge nécessaire à l’évaluation de la plainte.

13. COMMENT NOUS CONTACTER?

Si vous avez des questions sur un aspect quelconque de la présente Politique, si vous souhaitez envoyer un commentaire, déposer une plainte ou exercer l’un des droits dont vous disposez en vertu des lois applicables, veuillez contactez notre responsable de la protection de la vie privée de la manière suivante :

Responsable de la protection de la vie privée courriel : confidentialite@synergy.ca

Vous devez indiquer votre nom, vos coordonnées, un numéro de téléphone pour vous joindre, ainsi que la raison pour laquelle vous nous contactez.

Votre demande peut être acceptée ou refusée par Synergy en fonction des lois applicables. Synergy prendra rapidement des mesures correctives lorsqu’elle aura connaissance d’un manquement à la présente Politique. Synergy ne sera pas responsable des dommages indirects, accessoires, consécutifs ou punitifs liés à la présente Politique.

14. MODIFICATIONS APPORTÉES À LA PRÉSENTE POLITIQUE

Synergy révise fréquemment la présente Politique afin de la tenir à jour par rapport à la législation applicable et à ses activités. Si des changements importants sont apportés à la Politique, des avis de mise à jour (tels que des avis en ligne ou des courriels) peuvent être utilisés pour vous avertir de ces changements. Autrement, la publication de la Politique révisée sur l’App sera considérée comme un avis suffisant, et en continuant d’utiliser l’App ou en nous soumettant des Renseignements Personnels, vous consentez à tout changement apporté à notre Politique.

[1] Veuillez noter que la photo de profil peut uniquement être prise avec un appareil photo via l’App. En aucun temps l’App ne demandera ou tentera d’accéder à votre photothèque personnelle se trouvant sur votre appareil mobile.